Phần mềm xử lý văn bản, công văn đi đến TỐT nhất cho doanh nghiệp

Xử lý văn bản, công văn là hoạt động mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải. Tuy nhiên, các phương thức xử lý truyền thống gây ra quá nhiều hạn chế, hao tốn chi phí doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng phần mềm xử lý văn bản là điều tất yếu nếu doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số.

Cùng phân tích các phần mềm xử lý văn bản tốt nhất trên thị trường hiện nay qua bài viết này.

1. Phần mềm xử lý văn bản là gì? 

Phần mềm xử lý văn bản là hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ xử lý văn bản, công văn đi đến như ghi số, sắp xếp, phân loại, đánh dấu, … và quản lý văn bản công văn vào một hệ thống.

Việc áp dụng phần mềm quản lý, xử lý công văn đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Đồng bộ toàn bộ dữ liệu văn bản công văn đi đến của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, giúp tăng cường khả năng tìm kiếm, sử dụng thông tin một cách nhanh chóng nhất.
• Giải quyết bài toán về chi phí trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế hiện nay: Tiết kiệm tối đa các chi phí về tài liệu giấy, máy móc, in ấn văn bản, và các văn phòng phẩm liên quan.
• Tạo ra một mô hình “văn phòng không giấy” trong xu hướng số hóa doanh nghiệp hiện nay.

Có thể nói, sử dụng phần mềm là giải pháp tối ưu nhất cho hệ thống xử lý văn bản, công văn của mọi doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay.

2. Phần mềm xử lý văn bản đi đến chuyên nghiệp trên thị trường 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều hệ thống phần mềm xử lý văn bản tài liệu cho doanh nghiệp. Điển hình và nổi bật nhất là 2 hệ thống phần mềm quản lý văn bản công văn và phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp.

Có thể xem chi tiết về tính năng của 2 hệ thống này qua ví dụ phân tích 2 phần mềm từ giải pháp chuyển đổi số CoDX dưới đây:

2.1 Phần mềm xử lý văn bản đi đến CoDX Dispatch 

CoDX Dispatch là phần mềm quản lý, xử lý văn bản – công văn đi đến cho doanh nghiệp, hoàn toàn trên nền tảng online. Sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị công nghệ có kết nối mạng.

Các ưu điểm vượt trội khi sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành CoDX Dispatch:

• Tổ chức lưu trữ công văn linh hoạt có các tính năng như: Lưu trữ nhiều định dạng văn bản; quản lý tập trung; sắp xếp, phân loại khoa học; đánh dấu văn bản quan trọng và phân quyền chi tiết.
• Quy trình xử lý được số hóa hoàn toàn bao gồm xử lý công văn đến và công văn đi. Tạo ra một quy trình đồng nhất cho doanh nghiệp vận hành hoạt động kinh doanh.
• Áp dụng công nghệ OCR để tìm kiếm văn bản, công văn chuyên sâu. Từ một nội dung cụ thể ban đầu có thể truy xuất chính xác công văn có chứa nội dung đó.
• Tính năng chia sẻ linh hoạt: Thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, lưu trữ hoạt động lịch sử tương tác của người dùng với văn bản cụ thể.
• Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn; Trình ký từ văn bản nhận hoặc tải lên.
• Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị hay tình trạng xử lý.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

2.2 Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu CoDX Document 

CoDX Document là phần mềm tạo và quản lý tài liệu cho doanh nghiệp giúp giải quyết khó khăn cho công tác lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ tài liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Khi áp dụng CoDX Document có thể giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc lên đến 20%.

Các tính năng nổi bật của hệ thống quản lý tài liệu CoDX:

• Hệ thống phân quyền người dùng vượt trội cho từng cá nhân sử dụng bao gồm quản trị, quản lý, nhân viên. Chi tiết các quyền được kiểm soát như chỉnh sửa, xóa, sao chép, di chuyển, … tác động lên tài liệu hồ sơ.
• Tích hợp công nghệ OCR giúp tìm kiếm tài liệu theo nội dung nhanh chóng, chính xác và đầy đủ nhất.
• Tính năng khác biệt cho phép người dùng đánh giá tài liệu như cho sao giúp định hướng chất lượng các liệu trong doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng kho tài liệu phù hợp và hiệu quả nhất cho nhân viên.
• Tính năng chia sẻ linh hoạt đến từ cá nhân, bộ phận, phòng ban kết hợp với phân hệ miễn phí “mạng xã hội nội bộ” giúp nhân viên khai thác tốt nhất tài liệu hiện có của doanh nghiệp.
• Quản lý tương tác với tài liệu; cập nhật phiên bản và lưu trữ các phiên bản cũ của tài liệu, hồ sơ

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Document:

Nhanh tay đăng ký khởi tạo hệ thống phần mềm xử lý văn bản từ CoDX hoàn toàn tự động, không tốn phí ban đầu và để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn:

Doanh nghiệp chỉ phải trả từ 499.000 VNĐ cho một phần mềm, sẽ được tặng kèm 3 phân hệ miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh